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Steuern Sie den SharePoint-Speicher mit Grenzen für die Versionshistorie

Ein häufiges Problem mit dem Speicherplatz von SharePoint ist, dass der Speicherplatz schnell knapp werden kann. Man kann zusätzlichen Speicher kaufen, aber wie Sie vielleicht wissen, ist das ziemlich teuer. Der Hauptgrund für den übermäßigen Speicherverbrauch ist das Datei-Versioning in SharePoint.

Die Dateiversionierung ist ein großartiges Feature, aber das Problem entsteht, wenn Sie große Dateien speichern. Da jede Version eine vollständige Kopie der Datei ist, summiert sich das sehr schnell. Um dem entgegenzuwirken, hat Microsoft eine neue Funktion namens Versionsverlauf-Größenbeschränkungen eingeführt, die Ihnen mehr Kontrolle darüber gibt, wie viele Versionen aufbewahrt werden.

In diesem Artikel werden wir uns ansehen, wie die neuen Versionierungsgrenzen mit den bestehenden Versionierungseinstellungen in SharePoint verglichen werden und wie man sie für sein Mandant aktiviert.

Versionsverlaufslimits vs SharePoint-Versionierung

Die Dateiversionierung ist standardmäßig für alle SharePoint- und OneDrive-Websites aktiviert. Mit den Standardeinstellungen behalten SharePoint und OneDrive 500 Versionen jeder Datei. Das ist ideal, wenn es sich um eine Word-Datei handelt, die nur 100 KB groß ist.

Aber es wird problematisch, wenn wir größere Dateien speichern, wie PDFs, Grafikdateien, Zeichnungen oder große Dateiformate. Schauen Sie sich den Screenshot unten an, ich habe eine PSD (PhotoShop) Datei, die nur 36 Mb groß ist, aber OneDrive hat 245 Versionen davon gespeichert. Diese eine Datei verbraucht also 8,5 GB!

Jetzt hatten wir bereits die Möglichkeit, zu steuern, wie viele Versionen in SharePoint und OneDrive durch die Einstellungen der Dokumentbibliothek beibehalten werden. Hier können wir die Anzahl der zu behaltenden Versionen auf ein Minimum von 100 senken, was eigentlich immer noch recht viel ist.

Das Problem mit dieser Methode ist, dass wir dies für jede Site-Bibliothek konfigurieren müssen. Wir können dafür natürlich PowerShell verwenden, aber dennoch müssen alle neuen Sites ebenfalls konfiguriert werden. Und die Mindestversionshöhe beträgt 100. Mit dem obigen Beispiel sind das immer noch mehr als 3 GB für eine Datei.

Versionsverlauf Grenzen

Die neue Funktion "Versionshistorie-Limits" ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der zu behaltenden Versionen für neue SharePoint-Dokumentbibliotheken und OneDrive-Konten einfach zu konfigurieren. Sie überschreibt keine vorhandenen Sites oder OneDrive-Konten, aber wir haben auch eine Lösung dafür.

Neben der Festlegung der Anzahl der Hauptversionen, die wir behalten möchten, können wir auch ein Höchstalter für eine Version konfigurieren. Wir können beispielsweise festlegen, dass eine Version nach 3 Monaten oder 1 Jahr gelöscht wird.

Die wahre Stärke dieser neuen Funktion ist die automatische Einstellung. Wenn aktiviert, speichert der intelligente Algorithmus die Versionen basierend auf dem Erstellungsdatum. Mit dem Alter der Versionen werden weniger ältere Versionen gespeichert, wobei die wenigen wahrscheinlich benötigten behalten werden.

Diese Ausdünnung der älteren Versionen führt zu folgendem Rückhalt-Schema:

  • Die ersten 30 Tage – Alle Versionen innerhalb der 500-Zeilengrenze werden aufbewahrt
  • 30 bis 60 Tage – Stündliche Versionen werden gespeichert
  • 60 bis 180 Tage – Tägliche Versionen werden gespeichert
  • Nach 180 Tagen - Wöchentliche Versionen bis zur Grenze von 500 Exemplaren.

Wenn wir die drei Methoden vergleichen, können wir feststellen, dass die maximale Anzahl der gespeicherten Versionen (Zählgrenze), das Alterslimit (Ablaufdatum) und das automatische Limit zeigt, dass die Anzahl der gespeicherten Versionen allmählich abnimmt, wenn man die automatischen Limits im Vergleich zu den anderen Optionen betrachtet:

src: Microsoft.com

Beachten Sie, dass Sie beim Festlegen eines Zeitlimits (Ablaufdatum) für die Versionen am Ende nur eine Version der Datei nach einer bestimmten Zeit haben können. Zum Beispiel konfigurieren Sie ein Maximaltalter von 6 Monaten für die Dateiversionen. Eine neue Datei wurde erstellt und nur im ersten Monat bearbeitet. Nach 7 Monaten (gerechnet ab der ursprünglichen Dateierstellung) bleibt nur die letzte Version übrig.

Wenn Sie keine anderen Sicherungskopien Ihrer SharePoint-Daten haben, kann dies Ihre Datenresilienz beeinträchtigen, da Sie eine frühere Version nicht wiederherstellen oder zurücksetzen können, wenn mit dieser Datei etwas passiert.

So aktivieren Sie die automatische Versionsverwaltung

Die Versionsverlaufslimits waren schon eine Weile in der Vorschau, sollten aber mittlerweile für alle Mandanten ausgerollt sein. Wenn Sie die Option nach den folgenden Schritten nicht sehen, dann lesen Sie einfach weiter, ich werde Ihnen zeigen, wie Sie es mit PowerShell aktivieren können.

  1. Öffnen Sie das SharePoint-Admin-Center
  2. Gehe zu Einstellungen
  3. Öffnen Sie die Versionsverlaufgrenzen
  4. Stelle es auf Automatisch ein

Wenn Sie die automatische Option nicht verwenden möchten, können Sie es einfach auf Manuell belassen und die maximale Anzahl der Hauptversionen konfigurieren, die Sie behalten möchten.

Verwendung von PowerShell zur Aktivierung automatischer Versionsverlaufgrenzen

Wir können auch PowerShell verwenden, um die automatischen Versionsverlaufslimits zu aktivieren. Diese Option kann auch verwendet werden, wenn Sie die Funktion im SharePoint Admin Center noch nicht sehen.

Um die Funktion mit PowerShell zu aktivieren, benötigen wir das SharePoint Online Management- oder das PnP PowerShell-Modul. Stellen Sie sicher, dass die Module auf die neueste Version aktualisiert sind, bevor Sie fortfahren.

Option import the SPO module for PowerShell 7
Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell

Connect to SharePoint Online
Connect-SPOService -url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/'

Enable Version History Limits
Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Wenn Sie das PnP PowerShell-Modul verwenden möchten, verwenden Sie den folgenden Befehl, um die Einstellung zu aktivieren:

Connect to PnP Online
Connect-PnPOnline -Url 'https://lazydev-admin.sharepoint.com/' -Interactive

Enable Version History Limits
Set-PnPTenant -EnableVersionExpirationSetting $true

Wir können auch PowerShell verwenden, um die Einstellungen für die Versionshistorie-Limits zu konfigurieren. Um die Versionshistorie auf automatisch zu setzen, müssen Sie die folgende Einstellung aktivieren:

SPO Module:
Set-SPOTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

PnP MOdule:
Set-PnPTenant -EnableAutoExpirationVersionTrim $true

Wenn Sie die manuellen Einstellungen bevorzugen, können Sie die folgenden Optionen verwenden, um sie zu konfigurieren:

Don't expire, and 100 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 0 -MajorVersionLimit 100

Expire versions after 180 days, and 500 file version max
Set-SPOTenant -ExpireVersionsAfterDays 180 -MajorVersionLimit 500

Bereinigen Sie vorhandene Bibliotheken

Die Einstellungen für die Versionsverlaufslimits werden nur auf neue Dokumentbibliotheken angewendet, aber wahrscheinlich möchten Sie auch bestehende Bibliotheken bereinigen. Dazu können wir das neue New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob Cmdlet verwenden.

Dieses Cmdlet ermöglicht es Ihnen, Batch-Bereinigungsaufgaben für vorhandene Dokumentbibliotheken zu erstellen. Wir können angeben, ob wir die automatische Trimmmethode verwenden oder die manuellen Optionen für die Bibliotheken konfigurieren möchten.

Hinweis

Dateiversionen, die durch den Batch-Löschjob gelöscht werden, sind nicht wiederherstellbar! Sie gelangen nicht in Ihren Papierkorb und können daher nicht wiederhergestellt werden. Im Zweifelsfall führen Sie zuerst eine Was-wäre-wenn-Analyse durch!

Die Bereinigungsaufträge können für eine vollständige SharePoint-Seite erstellt werden, oder Sie können einen Auftrag für eine spezifische Bibliothek erstellen:

Apply automatic logic to trim existing versions from a Site
New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

Config count limits (Major versions) for a library
New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit 100

Wenn Sie PowerShell verwenden, müssen Sie natürlich nicht manuell für jede Site einen neuen Hintergrundjob erstellen. Sie können das folgende Skript verwenden, um die Versionsverlaufslimits für jede Site zu aktivieren und die Versionen basierend auf der automatischen Logik zu trimmen:

Check if script is running in PowerShell 7
if ($psversionTable.PSVersion.major -eq 7) {
    Import-Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -UseWindowsPowerShell
}

Connect to SharePoint Online
$spAdminUrl = "https://<your-tenant>-admin.sharepoint.com"
Connect-SPOService -Url $spAdminUrl

Get all SharePoint Sites
$spoSites = Get-SPOSite -Limit All

Process each site
$spoSites | ForEach-Object{
    $site = $_
    Write-Host "Creating cleanup job for site: $($site.Url)"
    
    # Check if Version History Limits is enabled for each site
    if ($null -eq (Get-SPOSite -Identity $site.Url).EnableAutoExpirationVersionTrim) 
    {
        # Enable Version History Limits
        Set-SPOSite -Identity $site.Url -EnableAutoExpirationVersionTrim:$true -Confirm:$false
    
        # Create a batch to trim versions based on the automatic logic
        try {
            New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $site.Url -Automatic -Confirm:$false 
            Write-Host "Batch trim job created for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Green
        } catch {
            Write-Host "Unable to create job for site: $($site.Url)"
            Write-Host $_.Exception.Message
        }
    }else{
        Write-Host "Version History Limits already enabled for site: $($site.Url)" -ForegroundColor Cyan
    }
}

Disconnect from SharePoint Online
Disconnect-SPOService

Zusammenfassung

Die Beschränkungen der Versionshistorie erleichtern es erheblich, die maximale Anzahl an Dateiversionen für Ihre SharePoint-Websites zu konfigurieren, aber das Beste an dieser neuen Funktion ist natürlich die automatische Kürzungsoption.

Es ist eine großartige Möglichkeit, viel von Ihrem SharePoint-Speicherplatz zurückzugewinnen und gleichzeitig sicherzustellen, dass genügend Versionen Ihrer Dateien verfügbar sind.

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